组织部门考核员工的谈话艺术
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很多人把组织部门考核员工想象得很简单,其实不然。这里也存在谈话技巧的问题。如果讲究谈话技巧,就可以获得准确、丰富的材料,便于客观、全面地评价下属;如果不讲究谈话技巧,只能得到零散的材料,甚至使本应该了解的情况没有了解到,影响考核的质量。所以,考核员工的谈话技巧也应该引起充分重视。
●运用多种谈话方式
考核员工要巧妙地运用多种谈话方式,把谈话不断引向深入,获得尽可能多的、完整的材料。大体有这样四种谈话方式:
一是提问。开门见山、直截了当地说明意图,或者请谈话者谈谈考核人的全面情况,或者请谈话人谈谈某一个问题,很快提出话题,使谈话迅速进行。
二是引导。有时说话人不愿意谈或不善谈,三言两语就谈完了,没有提供可资评价的材料。这时,可以从谈话人和被考核人的联系谈起,引导其谈论他最熟悉、最关心的问题。也可以采取迂回的办法,聊天漫谈,逐渐引上正题。
三是追问。谈话中发现了新的线索,就要追问下去。谈话人介绍的事件如果不完整,也要追问,一件一件问清楚。
四是研究讨论。请谈话人谈谈对问题的看法,共同探讨,帮助考核人员正确地认识问题。
●和谈话人建立起感情的桥梁
由于考核人往往是上司,所以被考核人有些顾虑,怕谈话内容传出去会给自己带来不良影响。还有的人对组织部门有种敬畏感,不能畅所欲言。所以,谈话时一定要搞好感情交流,使对方不把你当外人看待,能够谈出真实情况,讲出真话、心里话,逐渐做到无话不谈。
第一,考核人态度要热情、诚恳、落落大方,不要摆架子,盛气凌人。从衣着到举止言谈,让谈话人产生好感,感到你是可以信赖的人。
第二,创造一种愉快的交谈气氛。人在精神愉快的时候,思路才开阔,谈话的兴致才浓厚。所以,可以谈一些双方共同熟悉的人和事,或共同感兴趣的问题,取得感情上的亲近,以消除顾虑,解除拘束感。
第三,注意力要集中到谈话人身上。不要只顾埋头记笔记,双方视线要经常交流,表示出对谈话人谈的内容是感兴趣的。
第四,要有耐心。不要认为对方谈的符合需要就认真听,谈的不够理想,或者与前面谈过的有些重复,就表现出一种厌烦情绪。
第五,不要急于显示自己的博学,对对方的话评头品足,引起对方反感。
●边谈边动脑思考
谈话时,话要问得恰到好处,要注意接收对方发出的信息,手要不停地记录,但最重要的是脑子要灵活地思考。主要应思考以下几方面的内容:一是考虑被考核人到底是什么特点,考核材料将怎样形成。这是最终目的,和每个人谈话时都必须记住,围绕这个目的来谈话。要根据谈到的情况,不断地对被考核人做评价;同时,要考虑评价员工的材料是否充足,还缺哪些具体事例。
二是考虑谈出的情况是否真实,还需要向谁核实。一件事尽量多和几个人谈谈,印证一下它的可靠性,避免失实。
三是注意谈话人的情绪怎样,该谈的是否都说出来了,是不是心里话。
四是有没有新线索,哪些事情还需要深入挖掘。
五是考虑谈话是否在题,既不要不恰当地打断对方的谈话,妨碍对方的思考,也不要放任自流,尽谈一些空泛的东西,或者鸡毛蒜皮的琐事。
这五点是交谈中应切实把握的。